L'intervento della segreteria organizzativa comincia dalla fase iniziale di contatto con il cliente e con gli sponsor/partecipanti per continuare a mantenere i rapporti durante lo svolgersi dell'evento continuando oltre l'esaurirsi della manifestazione per concludersi con la fase di comunicazione dei risultati.
La cura adeguata al tipo di evento è un fattore determinante nella riuscita, per questo la flessibilità è il primo e più cromosomico requisito che MAC Group ritiene fondamentale offrire. Questo si traduce nella capacità di personalizzare i programmi, di gestire richieste specifiche in tempi rapidi e di seguire passo passo l'evento con la capacità di anticipare, gestire e risolvere senza incertezza situazioni improvvise e impreviste. Lo staff multilingue della segreteria sviluppa e cura sapientemente rapporti di lunga data, ottenendo quel credito fondamentale che si trasforma in grande vantaggio nelle pubbliche relazioni che ogni evento richiede di poter attivare ed intrattenere, sia esso il più mondano e raffinato o quello dinamico e giovanile.
Gli interventi della segreteria organizzativa si indirizzano a:
- gestione dei database clienti
- iscrizioni ad eventi, federazioni di club e community
- gestione della hospitality
L'ufficio stampa cura i rapporti tanto con la stampa generalista che con quella di settore; una particolare specializzazione è dedicata al settore Automotive. In stretta collaborazione con la direzione marketing e con la segreteria organizzativa, l'ufficio stampa organizza press conference , predispone cartelle/rassegne stampa, si occupa della gestione dei diritti televisivi in collaborazione con WIGE MEDIA AG, raggiungendo i canali adeguati per l'evento da organizzare.
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